Memilih Peralatan Dan Mesin-mesin Kantor

MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

 Menurut Drs. Moekijat dalam bukunnya Tata laksana Kantor, Khususnya memilih mesin-mesin kantor perlu diperhatikan hal-hal seperti berikut :

• Mesin yang dipakai harus benar-benar diperlukan
• Jenis mesin hendaknya praktis
• Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
• Mesin dapat mempercepat selesainnya pekerjaan.
• Mutu mesin harus benar-benar baik.

Faktor-faktor untuk memilih peralatan :

• Pekerjaan dan cara menyelesaikannya
• Kebutuhan pegawai perseorangan
• Penghematan jumlah dan nilai waktu seluruhnya
• Fleksibilitas penggunaannya
• Harga dan penanaman modal
• Kemampuan kesatuan
• Nilai keindahan
• Preferensi pegawai                                                                    

Indikator dan Tujuan Pembelajaran

• Pengenalan peralatan kantor
• Mengoperasikan Peralatan sesuai standar operasional

A. BAGIAN BAGIAN PERALATAN KANTOR

1. PENJEPRET KERTAS ( HECTH MACHINE )
    a. Bagian penekan: letaknya diatas dan dlengkapi dengan per suatu alat penekan.
    b. Bagian isi : letak nya ditengah yang terdiri dari tempat kawat jepret dan per pengalih kawat jepret.
    c. Bagian alas : letaknya dibawah dan dilengkapi dengan lekukan sebagai alat pelipat kawat jepret.
2.PELUBANG KERTAS ATAU PERFORATOR
    a. Alat penekan,yang letaknya dibagian atas dan dilengkapi dengan per.
    b. Mata pelubang,yang terbuat dari besi dengan permukaan cekung tajam  dan biasanya berwarna putih.
    c.  Petunjuk titik tengah,yang berupa :
        - garis yang memanjang yang merupakan tengah tengah mesin
        - lempengan besi yang berbentuk mata panah yang mengarah     kepada kita.
    d. Papan kertas yang dilengkapi dengan lubang lubang.
    e. Alat yang dipergunakan untuk menyimpan sisa kertas lubang.

3. MESIN PENOMOR ( NUMBERING MACHINE)
    a. Bagian bagian mesin pemberi nomor :
        - alat pengatur hentakan atau action indikator.
        - roda angka
        - penuntun baris
        - bantalan tinta
        - pengumpil penjepit
        - kunci penyangga
        - tangkai penekan
        - tombol pembersih

1. CARA PENGOPERASIAN PENJEPRET KERTAS
    a. Masukan satu set kawat jepet pada bagian isi penjepret kertas,dengan posisi ujung dbawah
    b. Ratakan terlebih dahulu kertas kertas yang akan dibundel tersebut,terutama bagian tepi yang tidak akan dijepret.
    c. Bagian kertas yang  akan dibundel diletakan pada bagian alas tepat pada lekukan pelipat.
    d. Setelah siap melakukan penekanan dengan menekan alat penekan dengan wajar.
    e. Kertas surat atau lainya yang mempunyai halaman tipis hendaknya menjepretkan isi jangan pada posisi miring,tetapi harus sejajar dengan tepi kertas yaitu kira kira dua centi meter dari sebelah kiri dan satu setengah centi metet dari bagian ujung atas kertas.

2. CARA MENGGUNAKAN PELUBANG KERTAS
    - Tekukan kertas yang akan dilubangi menjadi dua bagian sama tengah untuk memetakan titik tengah dan ratakan bagian tepi kertas
    - Masukan kertas yang sudah mempunyai bekas lipatan tersebut pada alat pelubang kertas dengan memperhatikan petunjuk alat yang menunjukan garis.
    - Setelah yakin tidak ada ruang yang kosong antara kertas dengan batas masukkan kertas,maka lakukanlah penekanan,yaitu menekan alat penekan dengan telapak tangan secara wajar sampai kertas itu berlubang.

Ada tiga langkah dalam mempergunakan mesin penomor,yaitu :
    a. Pemberian tinta,yaitu :
    - Tangkai ditekan kebawah,bantalan tinta dilepas dengan jalan memakai fixing lever.
    - Bantalan tinta dberi tinta khusus,yaitu numbering machine ink atau duplikator ink.

    b. Pengatur nomor pertama,yaitu :
        - Tangkai mesin ditekan kebawah dan geser kunci penyangga sehingga tangkai tertahan pada posisi         dibawah.
        - Tekan roda angka kedepan,dengan stylus agar didapat susunan angka yang dikehendaki.
        - Tekan kembali handel agar kembali pada posisi semula.
    c. Pembuatan nomor
        - Siapkan kertas yang akan diberi nomor.
        - Tekan handel kebawah,dan setelah ujung plat penujuk ditempatkan pada garis nomor yang tepat.

   d. Pembuatan nomor rangkap,yaitu dengan cara menarik keluar alat pengatur hentaka dan meletakkan dial   indikator pada posisi yang diinginkan,sehingga mendapatkan nomor rangkap otomatis.dan letakkan lagi action indikator pada posisi semula.
    e. Pembuatan nomor digit yang kecil,maksudnya membuat nomor yang terdiri dari tiga angka tetapi mempergunakan mesin penomor yang berdigit 5,6,7.

Indikator dan tujuan Pembelajaran

• Melakukan perawatan seesuai standar operasional
• Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi pengguanaan

Materi :

CARA MEMELIHARA PERALATAN

    a. Cara pemeliharaan penjepret kertas
    - Agar tidak berkarat, bersihkan selalu dengan kain halus (parnel).
    - Hindari penyimpanan pada ruang yang lembab, simpanlah pada tempat yang kering.
    - Agar daya per tetap kuat jangan masukkan staples melebihi kapasitas.
    - Jika terjadi kemacetan pada bagian mulut,hindari memukul penjepret tetapi bukalah secara perlahan lahan.

     b. Cara pemeliharaan pelubang kertas:

    1.Selalu membersihkan sisa kertas yang tertinggal     pada tempatnya,setelah pelubang kertas itu di    pergunakan.
    2 hindarilah pemukulan telapak tangan pada bagian penekan.
    3 tempatkan pada tempat yang kering,dan hindari penyimpanan padan ruang yang udaranya lembab.
    4 agar tidak terkena karat, maka selalu di bersihkan seluruh permukaan nya dengan menggunakan kain halus


     c.Cara pemeliharaan mesin pemberi nomor:

• Bersihkan angka angka nya dengan minyak tanah
• Agar tidak berkarat bersihkan selalu dengan kain halus
• Jangan menggunakan tinta cap , sebab dapat melengketkan roda angka jika tinta tersebut kering.
• Masukkan dalam laci atau kotak yang rapat dan kering.
• Supaya roda angka tidak mudah aus  jangan  menggunakan 

Sumber : randizoon.blogspot.com