Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja
ABAB I
TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN
Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan
filling system, hanya pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di
tempat kerja. Materi lebih menekankan pada sharing pendapat dengan
membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat kerja. Syarat
utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia
Usaha/Dunia Industri.
A. Tata Persuratan (Mail Handling)
Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat
dilakukan dengan dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu
kendali.
1. Sistem Buku Agenda
Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan
dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut :
- Buku Agenda Surat Masuk
Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh perusahaan
- Buku Agenda Surat Keluar
Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim
keluar perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan intern
perusahaan
- Buku Ekspedisi Intern
Kegunaannya yaitu :
1) Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu
ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh
yang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya
tanda tangan penerima surat.
2) Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah
didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan
adanya tanda tangan penerima surat.
- Buku Ekspedisi Ekstern
Kegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar
perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dibuktikan dengan
adanya tanggal kirim surat.
Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk
1) Surat diterima oleh bagian penerimaan surat
2) Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk
manajer, untuk sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll.
sesuai kebutuhannya.
3) Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris.
4) Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)
5) Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi.
6) Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha
7) Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat
masuk pada kolom “diteruskan kepada” yaitu pihak yang mendapat disposisi.
8) Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi
didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi
intern
9) Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian
10) Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan.
b. Surat Keluar
1) Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan surat
2) Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)
3) Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan
4) Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis)
5) Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan)
6) Naskah surat diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris
7) Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat,
kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda
taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup.
8) Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani
9) Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar
10) Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur
untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi dan
siap dikirimkan. Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern
dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern
11) Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan.
2. Sistem Kartu Kendali
Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah :
- Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat bisaa)
- Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya
- Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan
kartu atau lembaran lepas baru diakhir periode
kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah
buku.
Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut:
- Surat Penting
1) Surat Masuk
a) Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk diterima oleh Bagian Penerima
b) Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat
c) Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali
d) Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkan
e) Surat penting dan kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat
f) Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali
g) Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks
h) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usaha
i) Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar
Disposisi rangkap 2, semua diisi lengkap kecuali kolom”instruksi” dan
“diteruskan kepada” untuk diisi oleh pimpinan
j) Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi
diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah. Sedangkan Kartu Kendali II
diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk
hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses
k) Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi
setelah pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke
Bagian Tata Usaha
l) Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Surat
m) Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha
n) Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan
2 Lembar Disposisi disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II
yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa
diarsipkan.
o) Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses
adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian
Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip
2) Surat Keluar
a) Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai
dibuat oleh Unit Pengolah surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian
Pencatat
b) Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi
kecuali kolom Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan
c) Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah
d) Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya
dengan indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan
di Bagian Pengarah
e) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi.
f) Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat
asli siap dikirim sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali III
diserahkan ke Bagian Penata Arsip
g) Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar sudah dikirim
h) Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu
Kendali I di Unit Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu
Kendali III di Penata Arsip
- Surat Biasa
1) Surat Masuk
a) Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat
b) Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar
Pengantar Surat Biasa rangkap 2. Sebagai informasi bahwa apabila ada
beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup
ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama
c) Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah
d) Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke
Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa
II diarsipakan di Unit pengolah
2) Surat Keluar
a) Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan
disposisi pimpinan dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat
Biasa rangkap 2
b) Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian Pencatat
c) Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan.
d) Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan Lembar
Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan.
- Surat Rahasia
1) Surat Masuk
a) Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat
b) Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat
c) Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia
d) Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah
e) Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolah
f) Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan
kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima
g) Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah
2) Surat Keluar
a) Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat.
b) Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat
Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke
Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan
c) Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan
d) Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.
B. Tata Kearsipan (Filling System)
Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu :
- Sistem Tanggal
- Sistem Abjad
- Sistem Masalah
- Sistem Wilayah
- Sistem Nomor
- Sistem Kombinasi
Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada
prinsipnya sama. Yang membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan
pemberian kode arsip, sedangkan prosedur kerja yang lainnya pada
prinsipnya sama.
1. Prosedur Penyimpanan Arsip
a. Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku klapper
b. Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar
c. Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar
d. Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil
e. Siapkan Guide dan Tab
f. Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau yang lainnya)
2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip
a. Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku Klapper
b. Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru
kita mencarinya di Tempat Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang
dipergunakan
3. Prosedur Peminjaman Arsip
a. Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap 3
b. Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip
sebagai pengganti arsip yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan
satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip.
Tugas Mandiri :
- Amati kegiatan tata persuratan dan kearsipan di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
- Hasil Pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan
- Presentasikan di depan kelas
BAB II
ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. Rekrutmen
Rekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon
pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai, yang
dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Dalam kegiatan pengadaan
pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong.
Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh
diduduki, yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang mengangkat dan
memberhentikan pegawai untuk suatu unit tertentu. Jumlah dan susunan
pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok
yang ditetapkan.
Setelah pasti ada formasi yang kosong, maka baru diadakan
serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan
kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.
1 Media Penarikan Pegawai
Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari
dalam dapat bertindak pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar
yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti menggunakan berbagai
saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja.
Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada
sumber yang berasal dari kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai,
oraganisasi profesi, depnaker, lembaga pendidikan, dan open house.
Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti
surat selebaran, pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar
dan majalah. Selain itu, lowongan pekerjaan juga dapat disiarkan lewat
media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop.
Membuat pengumuman penarikan pegawai, mengetik dan menggandakan pengumuman dengan seluas-luasnya melalui media
massa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat
yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan
sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran.
Hal-hal yang harus tercantum dalam pengumuman lamaran itu meliputi :
a. Jumlah dan jenis lowongan,
b. Syarat yang harus dipenuhi,
c. Alamat tempat lamaran diajukan,
d. Batas waktu pengajuan lamaran,
e. Lain-lain yang dianggap perlu.
Sebelum menetapkan pengumuman lowongan kerja, terlebih dahulu
menetapkan blangko permintaan tenaga kerja yang berguna bagi unit
kepegawaian untuk merencanakan penarikan pegawai. Atas dasar permintaan
tenaga kerja dari unit kepegawaian dan dibuatkan rumusan job description dan job specification. Akhirnya, baru disusun iklan lowongan pekerjaan tersebut.
Iklan lowongan pekerjaan bermaksud mengundang pelamar untuk melamar
pekerjaan. Data pelamar dicatat secara tertib pada daftar pelamar.
Daftar itu berguna sebagai bahan pertimbangan ketika diadakan
penyaringan. Selain itu, setiap surat lamaran yang masuk harus dibalas
baik bagi mereka yang diterima maupun yang ditolak.
Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut :
| Unit Kerja |
Jabatan |
Jumlah |
L/P |
Syarat |
Lebih Disukai |
| (1) |
(2) |
(3) |
(4) |
(5) |
(6) |
| Tata Usaha
Pemasaran |
Juru Ketik
Sekretaris
Salesmen |
3 orang
1 orang
4 orang |
L
P
L/P |
a) SMTA
b) program D3
c) Mengetik
a) Program D3
b) Komputer
c) Mengetik
a) SMTA
b) Bahasa Inggris
c) Bahasa Daerah |
Sudah berpengaman
Aktif berbahasa Inggris
Memiliki kendaraan sendiri |
2. Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan
Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari
sekian pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga
proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki.
Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti
kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai
bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini
dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia
kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.
Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai
organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang
dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai
lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga diperlukan.
Mereka belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.
B. Disiplin Kerja Pegawai
Untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang tinggi dibutuhkan tingkat
kedisiplinan yang tinggi pula. Disiplin mempunyai arti yang dalam,
karena ia muncul dari perasaan dan sikap seorang pegawai terhadap
pekerjaan yang kemudian diwujudkan dalam bentuk perilaku atau tindakan.
Disiplin mempunyai kualitas psikologis, oleh karena itu, selalu
terlihat secara tidak langsung yaitu melalui perilaku atau tindakan yang
mencerminlkan kualitas psikologis. Demikianlah maka wujud akhir dari
suatu disiplin adalah perilaku atau tindakan yang memenuhi tuntutan
suatu pekerjaan secara wajar.
C. Daftar Urut Kepangkatan
Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pegawai
atau karyawan dalam susunan kepegawaian yang digunakan sebagai dasar
pengajuan jabatan.
Jabatan adalah kedudukan seseorang pegawai atau karyawan sesuai dengan kerangka susunan organisasi.
Daftar Urut Kepangkatan (DUK) adalah daftar urut pegawai yang disusun berdasarkan kriteria tertentu sebagai prioritas.
Kriteria yang dijadikan dasar penyusunan urutan pegawai adalah sebagai berikut :
1. Pangkat/Golongan
2. Masa Kerja
3. Latihan Jabatan
4. Pendidikan
5. Umur
6. Prestasi Kerja
7. Loyalitas
8. Dedikasi
9. Kepemimpinan
10. Kemampuan Teknis
11. Kemampuan manajerial dan ketentuan lainnya.
D. Mutasi, Promosi, dan Demosi Pegawai
Mutasi adalah suatu proses pemindahan jabatan atau kedudukan yang
dipegang oleh seorang pegawai ke suatu jabatan lain yang dikehendaki
oleh suatu organisasi.
Dalam proses mutasi terdapat dua kriteria :
1. Mutasi yang bersifat positif
Mutasi yang bersifat positif merupakan suatu proses pemberian
kepercayaan yang dilakukan organisasi kepada seorang pegawai untuk
menduduki jabatan dengan tanggung jawab yang lebih besar dibandingkan
dengan jabatan sebelumnya. Mutasi positif disebut dengan istilah
promosi.
2. Mutasi yang bersifat negatif
Mutasi yang bersifat negatif merupakan suatu proses pengurangan
tanggung jawab dari jabatan sebelumnya karena melakukan tindakan
pelanggaran disiplin. Mutasi negatif disebut dengan istilah demosi.
E. Pemberhentian Pegawai
Pemberhentian pegawai atau karyawan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi :
1. Pemberhentian dengan hormat karena meninggal dunia
2. Pemberhentian dengan hormat karena :
a. Atas permintaan sendiri
b. Mencapai batas usia pensiun
c. Perampingan organisasi
d. Tidak cakap jasmani atau rohani sehingga tidak dapat menjalankan kewajiban sebagai pegawai atau karyawan
3. Pemberhentian dengan tidak hormat, bisaanya dilakukan karena
pegawai atau karyawan melakukan pelanggaran disiplin yang sangat fatal
dalam menjalankan tugasnya.
Tugas Mandiri :
1. Amati kegiatan kepegawaian di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
2. Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan
3. Presentasikan di depan kelas
BAB III
ADMINISTRASI KEUANGAN
Administrasi keuangan yang akan dibahas pada bab ini hanyalah
terbatas pada pengadministrasian yang sangat sederhana yaitu
administrasi keuangan untuk pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya
relatif kecil yang sering terjadi di perusahaan yaitu administrasi petty
cash.
Petty cash yang dipersiapkan biasanya dicadangkan untuk :
1. Pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil,
misalnya : keperluan pantry, ATK, Transportasi, konsumsi rapat,
telepon,listrik, air dll.
2. Kegiatan-kegiatan yang temporer (tidak rutin), misalnya : acara pelantikan, peresmian gedung, perayaan keagamaan, dll.
3. Pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang bersifat urgent
(penting), misalnya : menjamu partner bisnis, perjalanan dinas pimpinan,
dll.
Ciri-ciri administrasi petty cash dibandingkan dengan administrasi keuangan lainnya yaitu :
1. Biasanya yang mengelola Petty Cash bukan bendahara
perusahaan, tetapi ditunjuk pegawai atau karyawan lain untuk
mengelolanya.
2. Besarnya Petty Cash tergantung kebijakan masing-masing
perusahaan dengan menggunakan Metode Dana Tetap atau dapat juga
menggunakan Metode Dana Tidak Tetap.
3. Sumber dana biasanya dianggarkan dari Kas Perusahaan atau dari Dana Taktis.
4. Pertanggungjawaban penggunaan keuangan dilaporkan kepada atasan atau kepada yang melimpahkan kewenangan pengurusannya.
5. Laporan penggunaan dana dibuat setiap akhir kegiatan atau
setiap akhir periode, atau pada saat akan mengisi kembali dana petty
cash.
6. Setiap penerimaan dan pengeluaran dana selalu dibuatkan bukti transaksi.
7. Bukti-bukti transaksi tersebut dikumpulkan sebagai dasar pengajuan pengisian kembali dana untuk periode berikutnya.
Contoh pengisian Bukti Transaksi Petty Cash (Kas Kecil)
| BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL |
| Dibayarkan kepada:
Tubagus Bahar |
No.Voucher : 203
Tanggal : 16 Agustus 2010 |
| Keterangan |
Jumlah |
| Kopi, Gula, Teh |
Rp. 65.000,00 |
| Total |
Rp. 65.000,00 |
Disetujui oleh : Diterima oleh :
Muhamad Baihaqi Tubagus Bahar
Manager Pemasaran Bagian Pantry |
| BUKTI PENGAJUAN DANA KAS KECIL |
Dana untuk Bagian : Pemasaran
Periode Kas Kecil : 01 September 2010 s.d. 30 September 2010
Dana Awal Kas Kecil: Rp. 10.000.000,00
Saldo : Rp. 2.000.000,00 |
| Keterangan |
Jumlah |
| Pengisian kembali dana kas kecil |
RP. 8.000.000,00 |
| Total |
Rp. 8.000.000,00 |
Disetujui oleh : Manager Pemasaran
Tanggal : 1 September 2010
……………………………………….
Nama jelas |
Diterima oleh : Pemegang Kas Kecil
Tanggal : 1 September 2010
…………………………………
Nama jelas |
|
|
|
Pengadministrasian Petty Cash selengkapnya dapat dipelajari pada
Modul Mengelola Dana Kas Kecil (Petty Cash) karangan Dra. Sri
Sudaryanti.
Tugas Mandiri :
1. Amati kegiatan Petty Cash di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
2. Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan
3. Presentasikan di depan kelas
BAB IV
ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
Administrasi sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai proses
kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana organisasi secara
efektif dan efisien. Sarana adalah semua perangkat yang secara
langsung digunakan untuk menunjang kelancaran proses kerja organisasi
dalam mencapai tujuan, misalnya : mesin-mesin kantor. Sedangkan
prasarana adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak
langsung menunjang pelaksanaan proses kerja di suatu organisasi,
misalnya : ruang kantor, gudang, jalan, toilet, mushola, dll.
Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah untuk memberikan
layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana organisasi
dalam rangka terselenggaranya proses kerja secara efektif dan efisien.
Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam proses administrasi sarana dan prasarana, yaitu :
A. Pengadaan Sarana dan Prasarana
Pengadaan sarana dan prasarana bisaanya dilakukan untuk memenuhi
kebutuhan sesuai dengan perkembangan organisasi, menggantikan
barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang
dapat dipertanggungjawabkan.
Langkah-langkah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana
Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat didefinisikan
sebagai suatu proses memikirkan dan menerapkan program pengadaan
fasilitas organisasi, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana di
masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu.
Langkah-langkah perencanaannya adalah :
a. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan yang diajukan
oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan
perlengkapan organisasi.
b. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu, misalnya untuk satu triwulan.
c. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.
d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang
tersedia. Jika anggaran yang tersedia tidak memadai, maka perlu
dilakukan seleksi.
e. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen
dengan dana atau anggaran yang tersedia. Apabila ternyata masih
melebihi dari anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi
dengan cara membuat skala prioritas.
f. Penetapan rencana pengadaan akhir.
2. Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana
Pengadaan sarana dan prasarana pada hakikatnya merupakan upaya
merealisasikan rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya.
Langkah-langkah pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan
cara sebagai berikut :
a. Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara
langsung di Pabrik, di Toko, melalui pemesanan terlebih dahulu, maupun
dengan cara lelang.
b. Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan kepada pihak-pihak tertentu.
c. Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar menukar barang
lebih yang dimiliki organisasi dengan barang lain yang dimiliki
organisasi lain.
d. Pengadaan perlengkapan dengan cara meminjam atau menyewa.
3. Administrasi Sarana dan Prasarana
Setiap sarana dan prasarana perlu diadministrasikan dengan
sebaik-baiknya sejak pengadaannya atau istilahnya perlu dilakukan
tindakan inventarisasi sarana dan prasarana. Inventarisasi sarana dan
prasarana yaitu melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan daftar
inventaris secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan
ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku.
Langkah-langkah kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana adalah sebagai berikut :
a. Pencatatan sarana dan prasarana pada buku inventaris
b. Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong
barang inventaris. Caranya dengan membuat kode barang dan
menempelkannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai
barang inventaris.
Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan
semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik ditinjau
dari kepemilikan, penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.
c. Semua perlengkapan yang tergolong barang inventaris harus
dilaporkan. Laporan tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan
mutasi barang. Pelaporan dilakukan dalam periode tertentu, misalnya
seringkali dalam satu triwulan.
B. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
Ditinjau dari sifat maupun waktunya, terdapat beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana :
1. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan :
a. Pemeliharaan perlengkapan yang bersifat pengecekan
b. Pemeliharaan yang bersifat pencegahan
c. Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan
d. Perbaikan berat
Pemeliharaan tersebut cocok untuk perawatan mesin.
2. Ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan :
a. Pemeliharaan sehari-hari, misalnya : menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu.
b. Pemeliharaan berkala, misalnya : pengontrolan genting, pengapuran tembok.
C. Penghapusan Sarana dan Prasarana
Penghapusan sarana dan prasarana adalah kegiatan meniadakan
barang-barang milik lembaga dari daftar inventaris berdasarkan pedoman
yang berlaku. Tujuan penghapusan adalah :
1. Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan perlengkapan yang rusak.
2. Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi.
3. Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengawasan.
4. Meringankan beban inventaris.
Barang-barang yang memenuhi syarat untuk dihapuskan adalah :
1. Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.
2. Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.
3. Barang-barang kuno yang penggunaannya sdudah tidak efisien lagi.
4. Barang-barang yang terkena larangan untuk dipergunakan lagi.
5. Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang.
6. Barang-barang yang berlebihan dan tidak dipergunakan lagi.
7. Barang-barang yang dicuri.
8. Barang-barang yang diselewengkan.
9. Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya bencana.
Tugas Mandiri :
1. Amati kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan
2. Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan
3. Presentasikan di depan kelas
STANDAR KOMPETENSI
MENGAPLIKASIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
DI TEMPAT KERJA
KOMPETENSI DASAR :
1. TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN
2. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
3. ADMINISTRASI KEUANGAN
4. ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA
Penyusun :
Dra. Sri Sudaryanti
SMK PGRI 2 CIMAHI
2010
Tujuan Pembelajaran :
Setelah mengikuti proses pembelajaran “Mengaplikasikan Administrasi
Perkantoran” di sekolah dan di tempat kerja (dunia usaha/dunia
industri/instansi), peserta didik diharapkan dapat memiliki pengetahuan
dan keterampilan dalam mengaplikasikan :
1. Tata Persuratan dan Kearsipan
2. Administrasi Kepegawaian
3. Administrasi Keuangan
4. sumber : srisud..wordpress.com. Administrasi Sarana dan Prasarana
